לוח הבקרה שלכם באינטרנט
תלמידים ואפוטרופוסים מקבלים מסך בית משלהם באינטרנט, בנוי סביב אותן שתי שאלות שאפוטרופוס פותח את האפליקציה כדי לשאול: האם הילד שלי בסדר, והאם יש משהו שמועד ההגשה שלו קרב. מדריך זה סוקר את שניהם — התחברו קודם עם חשבון ה-Institflow שלכם, בדיוק כפי שכל תלמיד או אפוטרופוס עושה.
מסך הבית של התלמיד
- המפגש הבא — השיעור הבא בלוח הזמנים שלכם: קורס, קבוצה, שעה, ותוך כמה זמן הוא מתחיל.
- טבעת נוכחות — האחוז שלכם ב-30 הימים האחרונים, עם ספירת ההיעדרויות והאיחורים שלכם מתחת. צבע הטבעת נקבע לפי שני ספים שהמוסד שלכם מגדיר (ברירת מחדל 85% ו-70%): בסף האזהרה ומעלה הצבע ניטרלי, מתחתיו כתום, ומתחת לסף הקריטי אדום.
- רצועת יתרה — הסכום הכולל שאתם חייבים ומועד התשלום הבא, עם תג "באיחור" כשמשהו עבר את מועדו. היא נעלמת לגמרי כשאינכם חייבים כלום ושום דבר לא באיחור.
- המפגשים הנותרים היום, הציונים האחרונים שפורסמו (תג "חדש" מסמן כל ציון שפורסם מאז הביקור הקודם שלכם — לעולם לא בביקור הראשון שלכם), התקדמות בקורסים (כשהמוסד שלכם משתמש בקורסים — נושאת רשימת מה הלאה מצומצמת) והודעות שלא נקראו — כל אריח מקשר לעמוד המלא שלו.
כל אריח מקשר לעמוד מאחוריו:
- לוח זמנים — השבוע שלכם, מיום ראשון עד שבת, כרטיס אחד לכל מפגש עם קורס, קבוצה, שעה וסטטוס; דפדוף שבוע בכל פעם.
- נוכחות — אותה טבעת 30 הימים בתוספת ההיסטוריה המלאה שלכם, ניתנת לסינון לפי חודש, עם האחוז שלכם לאותו חודש והערה על כל רשומת איחור/היעדרות מוצדקת.
- ציונים — הציונים שפורסמו לכם לפי קבוצה, עם ממוצע הקבוצה לצד כל ציון שלכם להשוואה; ניתן לסינון לפי קבוצה.
- חיוב — החשבוניות הפתוחות שלכם וכרטסת עם יתרה רצה; פתחו חשבונית כדי לראות את שורותיה, תשלומיה ומה שנותר בה.
- הודעות — ההתראות שלכם, עם הדגשת אלו שלא נקראו ופעולה לסימון הכול כנקרא.
מסך הבית של האפוטרופוס
עם יותר מילד אחד המקושר לחשבונכם, בורר ילדים יושב בראש העמוד — השמות הפרטיים (או הראשי תיבות) של ילדיכם, בתוספת אפשרות כל הילדים. עם ילד אחד בדיוק, אין בורר כלל; אתם רואים ישירות את מסך הבית של אותו ילד.
עבור הילד הנבחר, שבעה כרטיסים, כל אחד מקשר לחלק המתאים בעמוד הילד:
- המפגש הבא — קורס, קבוצה, שעה, חדר ומורה כשידוע.
- התראת נוכחות — "נעדר 2 מתוך 10 המפגשים האחרונים" במילים פשוטות, בצבע לפי אותם ספי מוסד כמו בטבעת התלמיד, עם תוספת אחת: שתי היעדרויות או יותר ב-10 המפגשים האחרונים תמיד מציגות לפחות אזהרה כתומה, גם אם האחוז של 30 הימים עצמו עדיין תקין. הכלל המלא: מתחת לסף הקריטי — אדום; אחרת מתחת לסף האזהרה — כתום; אחרת שתי היעדרויות אחרונות או יותר — עדיין כתום; כל דבר אחר — ניטרלי.
- יתרה — הסכום הכולל שחייבים ומועד התשלום הבא, עם תג "באיחור".
- ציונים — תג "חדש" מסמן כל ציון שפורסם מאז הביקור הקודם שלכם במוסד הזה, נקרא באותו אופן בכל מכשיר; שום דבר לא מסומן כחדש בביקור הראשון שלכם.
- מטלות — כמה מטלות קרובות למועד ההגשה וכמה כבר באיחור, כתום כשמשהו מתקרב למועד, אדום כשמשהו באיחור.
- בחנים — אותו הדבר עבור בחנים: כמה קרובים למועד ההגשה וכמה באיחור, באותם צבעים כמו כרטיס המטלות.
- דוח אחרון — התקופה שדוח ההתקדמות האחרון מכסה, אם קיים כזה.
בחירת כל הילדים מחליפה זאת בכרטיס תמציתי אחד לכל ילד, אותן עובדות בקצרה.
מה הלאה
רשימת מה הלאה מרכזת את מה שבאמת דורש תשומת לב במקום אחד — בעמוד "הקורסים שלי" של התלמיד (הרשימה המלאה), כאריח מצומצם מתחת להתקדמות הקורסים במסך הבית של התלמיד, ובלשונית הסקירה הכללית של ילד עבור אפוטרופוס. היא מציגה קודם מטלות שמועד הגשתן קרב — המוקדם ביותר תחילה, עם תג "באיחור" על מה שכבר עבר את מועדו — ולאחר מכן יחידות, כולל בחנים, שהתלמיד עדיין לא התחיל או שהתקדם בהן רק חלקית, לפי סדר הקורס. בדומה להתקדמות הקורסים עצמה, היא מופיעה רק כשהמוסד משתמש בקורסים.
עמוד "ילדים" ופרטי הילד
ילדים מציג רשימה של כל ילד המקושר לחשבונכם: שם, תג נוכחות של החודש הנוכחי (בצבעים כמו בכרטיסי מסך הבית), ויתרה שחייבים. פתיחת ילד מעבירה אתכם לעמוד הפרטים שלו, עם הלשוניות סקירה כללית · נוכחות · ציונים · לוח זמנים · דוחות · חיוב — לשונית הסקירה הכללית היא אותה קבוצת עובדות כמו בכרטיס מסך הבית, מוצגת כעמוד במקום ככרטיס; החיוב נושא את הכרטסת ואת החשבוניות הפתוחות, כולל היכן לצרף אישור תשלום (הסעיף הבא).
צירוף אישור תשלום
אפוטרופוסים ותלמידים לעולם לא רושמים תשלום בעצמם — זו נשארת פעולה של הצוות. מה שאתם כן יכולים לעשות, בכל חשבונית פתוחה (לשונית החיוב של ילד עבור אפוטרופוס, או עמוד החשבונית שלכם עבור תלמיד), הוא לצרף אישור תשלום: לחצו על צירוף אישור תשלום, בחרו תצלום של הקבלה שלכם (קובץ תמונה, עד 20MB), ומלאו את הסכום (ממולא מראש עם היתרה שנותרה בחשבונית, במטבע של החשבונית עצמה — ניתן לשנות אותו), את תאריך התשלום, והערה אופציונלית. השליחה מעלה את התצלום ורושמת את האישור מול החשבונית.
מאז ואילך החשבונית נושאת את הסטטוס האמיתי של האישור, נקרא מהשרת בכל מכשיר: ממתין לאישור כל עוד מזכיר/ה טרם בדק/ה אותו; אושר, ברגע שמזכיר/ה רושם/ת את התשלום ממנו — התשלום מופיע אז בטבלת התשלומים של החשבונית ובכרטסת שלכם, בדיוק כמו כל תשלום אחר שנרשם; או נדחה, עם הערת המזכיר/ה שמסבירה מדוע. רק אישור אחד יכול להיות ממתין לאישור בחשבונית אחת בכל רגע נתון — צרפו אישור נוסף לאחר שהנוכחי אושר או נדחה.
מצד המוסד שלכם, מזכיר/ה או מנהל/ת המחזיקים בהרשאת התשלומים רואים כל אישור שצורף לחשבונית — תאריכו, סכומו, הערתו והתצלום שלו — ויכולים לאשר אותו (בבחירת האופן שבו התשלום הגיע בפועל: מזומן, העברה בנקאית, כרטיס אשראי או אחר; זה רושם את התשלום באותו צעד) או לדחות אותו עם הערה שחובה למלא, שאתם רואים לאחר מכן בעותק שלכם.
מטלות מנקודת מבטו של תלמיד
מטלה מוצגת כיחידה בתוך הקורס שלה, עם הוראות, ספירה לאחור למועד ההגשה, וטופס לפי הדרכים שהמורה שלכם התיר (טקסט, קישור, קובץ). אפשר להגיש מחדש כמה פעמים שתרצו — עד שהמטלה מצוינת. כשמועד ההגשה מגיע, אם הגשות באיחור אינן מותרות הטופס נסגר; אם הן מותרות עדיין אפשר להגיש וזה נרשם כאיחור. הגשה מצוינת מציגה את הציון שלכם וכל משוב; אם המורה מחזיר אותה לתיקון במקום זאת, אפשר להגיש שוב.
מטלות מנקודת מבטו של אפוטרופוס
הסקירה הכללית של ילד וכרטיס מסך הבית שלו מציגים כמה מטלות קרובות למועד ההגשה וכמה באיחור — אפוטרופוס לעולם לא מגיש ולא רואה את טופס ההוראות המלא, רק את המספרים, ולאחר שצוין — את הציון של הילד.
הערת פרטיות
אפוטרופוס רואה רק את מה שנושאות רשומות הילדים המקושרים לחשבונו עצמם — לעולם לא נתונים של משפחה אחרת, ולעולם לא תצוגה השמורה לצוות בלבד כמו רשימת החברים המלאה של המוסד או רשומה של ילד אחר. כל מה שבעמוד הזה מוגבל באותו אופן שבו ה-API עצמו מגביל את הקריאות של אפוטרופוס: לילדים המקושרים בפועל לחשבונכם.
ראו גם: חשבון ה-Institflow שלכם לאופן שבו ההתחברות פועלת, הזמנת תלמידים ואפוטרופוסים לאופן שבו המוסד שלכם הוסיף אתכם, ו-קורסים ומטלות לאופן שבו קורס ומטלותיו נבנים.